WMS là gì? Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh sản xuất nào cũng đều rất quan tâm đến hoạt động quản lý kho hàng. Kho hàng được quản lý và lưu trữ khoa học sẽ góp phần gia tăng hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, việc quản lý lượng lớn hàng hóa với những mẫu mã, sản phẩm, số lô khác nhau đã gây cho doanh nghiệp không ít khó khăn. Chính vì vậy, hệ thống quản lý kho hàng WMS đã được nghiên cứu chế tạo và ứng dụng rộng rãi. WMS được xem là giải pháp quản lý kho hàng chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Vậy WMS là gì? Vì sao nên sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS? Những thông tin sau đây của Duy Phát sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn nhé!

WMS là gì?

WMS là gì chính là điều được nhiều doanh nghiệp hiện nay quan tâm. WMS là hệ thống quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hàng tồn kho, hàng hóa xuất – nhập để hỗ trợ hoạt động lưu kho và bán hàng.

Về cơ bản, hệ thống lưu kho WMS sẽ tối ưu các quy trình quản lý kho hàng, thông qua WMS, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quát về các hoạt động trong kho, tối ưu hóa việc sử dụng nhân công, nhà kho và các trang thiết bị.

Khi có đơn hàng, hệ thống WMS sẽ  ngay lập tức thông báo số lượng tồn kho của từng sản phẩm, thay vì phải kiểm đếm thủ công, điều này sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS

Giảm thiểu chi phí

Lưu kho chính là quá trình tiêu tốn nhiều thời gian và nhân công nhất trong hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nhiều chi phí như chi phí thuê nhân công, chi phí kho bãi,  các chi phí liên quan đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa,… Các quy trình thủ công được cắt giảm, nên doanh nghiệp sẽ không cần phải sử dụng quá nhiều nhân sự.

Cập nhật hàng tồn kho nhanh chóng

Hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ thực hiện cập nhật và tổng hợp các báo cáo tồn kho theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi dữ liệu và chủ động trong việc xuất – nhập hàng. Dữ liệu được cập nhật liên tục cũng góp phần ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá mức gây lãng phí, hoặc nhập hàng quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung. 

Luôn có cảnh báo lượng hàng tồn tối thiểu

Việc cảnh báo lượng hàng tồn tối thiểu sẽ giúp hàng được lưu kho ở mức độ an toàn, tránh mất nhiều chi phí quản lý nhà kho,… Khi số lượng hàng xuống đến mức tối thiểu, hệ thống WMS sẽ tự động thông báo để nhân viên lên kế hoạch nhập thêm hàng mới. Nhờ đó, hàng trong kho luôn được duy trì ở mức ổn định.

Gia tăng năng suất lao động

Hệ thống WMS có thể phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên, nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động sự báo số lượng nhân công cần cho quá trình vận hành. Các quy trình thủ công sẽ được cắt giảm để tối ưu thời gian lưu kho. Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS còn giúp hạn chế tối đa những nhầm lẫn, sai sót khi lưu trữ hàng hóa.

Đảm bảo tính bảo mật

So với việc sử dụng excel để quản lý tồn kho thì hệ thống WMS sẽ là lựa chọn tuyệt vời giúp bảo mật thông tin. Mỗi nhân viên sẽ được phân một vai trò nhất định trong hệ thống WMS, họ không thể truy cập được vào các phân tích hay báo các khác, nên ngăn ngừa tối đa tình trạng rò rỉ thông tin ra bên ngoài, làm ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Tính năng của hệ thống WMS

Mỗi hệ thống quản lý kho hàng WMS từ các nhà cung cấp khác nhau sẽ mang những tính năng khác nhau. Tuy nhiên, các hệ thống WMS vẫn đảm bảo những tính năng cơ bản sau đây:

• Quản lý kho hàng: hệ thống sẽ thực hiện phân bổ và lưu trữ hàng hóa khoa học theo từng kho và từng vị trí khác nhau.
• Theo dõi và kiểm soát tồn kho: WMS cho phép cập nhật lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, nên doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi hàng tồn kho mọi lúc, mọi nơi, có thể theo dõi thông qua điện thoại.
• Nhập và xuất kho: việc xuất và nhập kho sẽ được thực hiện thông qua công nghệ quét mã QR code, barcode,…
• Theo dõi đơn đặt hàng: hệ thống cho phép cập nhật thông tin đơn đặt hàng cụ thể để sắp xếp hàng hóa.
• Quản lý vận chuyển: thực hiện quản lý lịch giao hàng và cập nhật tình trạng giao hàng
• Quản lý nhân sự: giúp giám sát và đánh giá hiệu quả lao động của nhân viên, đồng thời, theo dõi quá trình làm việc của nhân viên thông qua dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống.
• Báo cáo: Hệ thống có thể thực hiện các báo cáo chi tiết và cập nhật theo thời gian thực, cung cấp nguồn dữ liệu chi tiết để phân tích, đưa ra chiến lược xuất – nhập hàng phù hợp và kịp thời phát hiện những vấn đề để xử lý nhanh chóng.